BÄTTRE BESLUT PÅ JOBBET & I LIVET!
– Ari och Mona Riabacke

Denna eftermiddag med Seminariegruppen och Mona & Ari Riabacke gick i beslutsfattandets tecken. På plats hade vi blandade branscher från kommun till byggbolag. Gemensamt för dessa var intresset för beslutsfattandet i vardagen. Detta kompendium återberättar föreläsningen, en påminnelse som kan användas när vi vill reflektera över era nya insikter. Här väver jag även in egna reflektioner. // Gabriella

Både Mona och Ari är doktorer i risk och beslutsanalys. Deras resa tillsammans började i en forskargrupp med deltagare från bland annat Stockholm och Sundsvall. Tycke uppstod och resten är historia. Men redan där, i början när Mona och Ari träffades dök det upp vanliga livssituationer kring beslutsfattande som var intressanta. Till exempel när det handlar om partnerval, ett läge när besluten tas bortom fakta och statistik. Det är så mycket mer än så som styr vårt beslutsfattande.

De allra flesta beslut tar vi omedvetet. Andra beslut tar vi på samma sätt som vi alltid gjort utan att riktigt reflektera över varför. Oavsett så är det helt klart att alla våra beslut formar våra liv.

Det som är intressant att reflektera över är att det nästan alltid finns en möjlighet till nya beslut, det är en viktig insikt. Vi har alltid en möjlighet att ta nya beslut.

Väldigt sällan hamnar vi i situationer där det inte finns några alternativ kvar att välja mellan. Kanske det inte riktigt blir som vi tänkt oss men det kan bli bra trots det. Och hinder kommer vi att stöta på. Dock är de allra flesta hinder sådana som vi ställer för oss själva och inom oss.

Det är våra rädslor som styr oss i alldeles för stor utsträckning och det beror på att våra hjärnor är överdimensionerade för att vara observanta för faror. En överlevnadsstrategi som är inpräntad i vårt dna. Men det behöver inte vara så i vår moderna tid. Nu har det blivit viktigare att inte göra fel – än att göra rätt. Det betyder att vi inte kommer framåt och utvecklas som vi borde kunna eftersom vi är så rädda att begå misstag. Detta behöver det bli ändring på och det är något både Mona och Ari brinner för. 

Vårt beslutsfattande styrs i mångt och mycket av vår grund-inställning. Om vi är positivt lagda eller om vi är den negativa typen. Det räcker med att en enda person är negativt inställd till ett beslut för att situationen ska kännas osäker. Det kräver flera hundra procent positivt inställda för att överväga det negativa. För att inte tala om hur negativ inställning ”smittar” människor i ens omgivning.

Ari berättade skämtsamt om parets matinköp. Mycket mat och dyrt blir det när det ska handlas mat till en stor familj. Ändå är det kassörskan Rosas underbara attityd och inställning som får dem att fullkomligt glömma notan när det är dags att betala.

För visst blir det enklare att ta rätt beslut när vi har en positiv inställning. När vi väljer att ha en bra dag, att vara nyfikna, intresserade och att skaffa oss information – kring och exempelvis inför ett beslut. Att vi bestämmer oss för att det vi ska göra blir bra. Självfallet påverkar vi vår omgivning precis som de omkring oss också behöver ha en positiv inställning för att saker och ting ska flyta.

Men vad är det som gör att det är så svårt att fatta beslut? De allra flesta svarar på den frågan med att det kan ju bli fel. I en allt mer komplex värld ökar också osäkerheten. Men låter vi styras av rädslan att göra fel, då är det lätt att vi faller tillbaka på metoder och strategier som känns trygga. Bara för att vi har använt dom förut.

  • En väldigt vanlig strategi, är att vänta. Trots att tempot i samhället bara går snabbare och vi kanske hellre borde bli bättre på att fatta beslut snabbare – så väntar vi. Till nästa vecka, för att en bortrest kollega också ska få chansen att tycka till. Eller för att tillräckligt med information saknas. Så vi väntar och väntar och alldeles för ofta blir det inget beslut över huvud taget. Ett icke-beslut, det är ett beslut i sig. Men ofta sämsta tänkbara.
  •  En annan vanlig metod är att vi gör som vi brukar göra. Trots att vi pratar om att vi ska tänka nytt, nå nya mål, utvecklas och tänka utanför ”boxen”. 

Om vi gör som vi alltid har gjort, då kan vi inte förvänta oss nya resultat.

  • En tredje metod är att göra som andra gör. Helt naturligt och det är något vi gjort sen vi var små barn. Vi härmar beteenden. 

Det vi alldeles för ofta glömmer bort som vuxna är att fråga oss om vi verkligen vill välja samma väg som den vi härmar. När vi känner oss osäkra inför ett beslut och tittar på hur andra har gjort så utgår vi från att dom är mer insatta i frågan. Eller att de har bättre eller annan information som visar att det är rätt beslut att ta. Vilket inte alls behöver vara fallet (om de gjort likadant och tittat på andra i sin tur). Det som är viktigt är att stanna upp och fundera på vart man själv befinner sig och vilken riktning man vill och bör ta.

Ännu sämre blir det när vi tar beslut som vi tror att andra förväntar sig att vi ska ta.

Man brukar säga att i en organisation så är det ungefär 20 procent av alla beslut som genererar 80% av resultaten. Dessa kallas för kritiska beslut. Har du koll på vilka era kritiska beslut är? Skrämmande nog är det väldigt vanligt enligt Riabacke, att chefer och ledningsgrupper i svenska organisationer spontant inte kan säga vilka deras viktigaste beslut faktiskt är. Risken finns då att vi riskerar att lägga för mycket tid och kraft på mindre viktiga saker. Och för lite tid på dom där allra viktigaste besluten. Det går att dela in dess i två kategorier. En av de stora besluten, de som vi vet innebär stora konsekvenser.

En jämförelse är dom stora besluten vi tar privat, i livet. Till exempel när vi väljer partner att skaffa familj med, eller när vi väljer bostad. Då besluten tas bortom fakta och statistik. För det är så mycket mer som styr vårt beslutsfattande. Till skillnad från när vi ska köpa bostad och det handlar om pengar. Då måste vi börja räkna på det. Vi ställer kriterier på kvadratmeterpris, avstånd till skola och kommunikationer.

Dessa exempel på kritiska beslut representerar två olika sätt att fatta beslut. Oavsett om det handlar om privata eller arbetsrelaterade. Ett där vi går på känsla och det andra då vi går på rationell och medveten tankeverksamhet.

Mona ställde frågan till deltagarna, – Hur många av er är lite mer känslomässiga i ert beslutsfattande. När det handlar om de vanligaste besluten. Några räckte igenkännande upp handen. Faktum är att alla människor tar beslut baserade på känsla. För känslan är alltid snabbare än tanken. Skrapar vi lite på det där bostadsköpet, så kommer vi att upptäcka att om inte känslan är rätt – till att börja med. Så kommer vi inte ens att påbörja kalkylen.

Mona menar att det är en viktig insikt, att känslan alltid är snabbare än tanken.

Frågan om man bör gå på magkänsla eller om man hellre ska räkna på saker och ting får Mona besvara ofta. Tyvärr går det inte med vetenskap som bevis att svara på om det ena alternativet är bättre än det andra. Att gå på känsla skapar snabba beslut och det viktiga i sådana situationer är att vara medveten om varför man känner som man känner. 

Den andra kategorin är vanor. Hjärnan älskar vanor! Det är en mekanism vi naturligt faller in i för att spara energi. Vi äter samma frukost, väljer att sitta på samma platser och så vidare. Ganska små och oskyldiga vanor men i det stora hela blir det en stor vana.  Vad gör det då med vår förändringsbenägenhet? Vanor är som bekant svåra att bryta och förändring handlar just om att byta vanor. Att vara medveten om sina vanor är en bra sak men det underlättar inte för oss i vår förmåga att klara av förändringar bättre. Ta exemplet med träning som Mona berättade. Bara för att man vet att träning är bra för ens hälsa så betyder det inte att det är enkelt att börja träna som en daglig vana. Det krävs stark motivation för att omsätta teorin till praktik. Ett personligt varför. 

DONE IS BETTER THAN PERFECT

En genomgående tråd i föreläsningen var att ta vara på tiden och livet. För återigen, så länge vi lever så har vi alltid chansen att ta ett beslut. Att medvetandegöra detta spelar roll i vår förmåga att ta beslut i vardagen och i livet. När vi inser att vi inte har särskilt lång tid kvar att leva klarnar saker och ting. Men om vi blir medvetna om vårt beslutsfattande och vilka som är våra viktigaste beslut så kommer vi enklare fram till svaren även när vi tar tiden och livet för given. Med andra ord är den bästa tiden för att fatta beslut NU. Du kanske inte agerar direkt men du tar ett beslut på NÄR beslutet ska fattas. Sen kanske aldrig kommer. Och då behöver det inte handla om att livet tar slut. Men chansen passerar. Möjligheten att förändra, förbättra och utvecklas. I värsta fall handlar det om livet, men att missa utveckling är en förlust som också räknas. Ari menar att vi i Sverige är så duktiga på att notera, se och läsa men att vi behöver bli bättre på att utföra och göra det vi läser om. Det behöver inte bli perfekt, det behöver inte vara felfritt – bara det händer något.

Visst är det otroligt viktigt att vara medveten om varför vi tar beslut som vi gör, för det är då vi kan få rutin på att ta oss förbi vissa hinder som uppstår av ren försvarsmekanism. För hjärnans viktigaste uppgift är att hålla oss vid liv. Vi måste äta, sova, fortplanta oss och lära oss hantera alla potentiella hot vi kan tänkas ställas inför. För 40 000 år sedan levde vi i en mycket farlig värld. Den världen vi lever i nu, har aldrig någonsin varit säkrare – trots att det känns som motsatsen när vi läser media. Men vårt mänskliga system är detsamma som då. Ett kraftigt överdimensionerat försvarssystem. En annan mekanism är att vår hjärna belönar oss med utsöndring av bl a en massa hormoner när vi gör saker som är viktiga för vår överlevnad.

Daniel Kahneman, är en israeliskamerikansk psykolog som 2002 belönades med Sveriges Riksbanks pris i ekonomisk vetenskap till Alfred Nobels minne, för sitt arbete om psykologisk ekonomi. Daniel är känd för sin forskning inom exempelvis beslutsfattande, riskbedömning och människans rationalitet. Mona berättar att forskaren har delat upp vår förmåga kring beslutsfattande i två system. Det ena så kallade stenålderssystemet som får oss att ta snabba beslut. Automatiska och omedvetna processer som går på känsla och instinkt. Det andra, är det mer avancerade systemet. Det som står för ett mer analytiskt och komplext tänkande. Det systemet är mycket långsammare och det kräver mer energi av oss. Systemet blir snabbt trött. Dessa system fungerar inte samtidigt så när det ena systemet är aktivt får det andra stå tillbaka lite.

”Vi ska aldrig fatta permanenta beslut dvs med långtgående konsekvenser baserat på tillfälliga känslor.”

Mona delade med sig av en enkel tumregel att ta med sig för att undvika de vanligaste fallgroparna. HALT – kan användas som stöd för att minnas.

H – Hungry. När vi är hungriga och blodsockret är lågt, kommer stenåldershjärnan fram. Vi tänker kortsiktigt, vi triggas av kortsiktiga belöningar och vi känner oss lättare hotade. Vi tänker inte konstruktivt.

A – Angry. Upprörd eller inte i känslomässig balans.

L – Lonely. Ensamhet. Ännu ett bra knep att få bra utfall på sina beslut, fråga någon i din omgivning om råd.

T – Tired. Ger ungefär samma effekt som när vi är hungrig. Vi tänker inte konsekvent och söker kortsiktiga belöningar och svar i besluten.

Ordspråken att ”sova på saken” och att inte fatta beslut på affekt har med andra ord vetenskapligt stöd. Det är naturligt att bli trött efter ett långt möte, särskilt med tanke på att många springer från möte till möte. Därmed bör viktiga beslut tas i början på mötet och viktigare möten bör inte heller förläggas i slutet av dagen. Med det menas inte att besluten ska skjutas fram för länge…

”Hoten” i vår tid har inte längre huggtänder och klor. Idag visar dom sig bland annat i form av siffror och sannolikhetsbedömningar. Vi har inte samma förmåga att tolka hoten på samma sätt som våra hjärnor gjort tidigare. Tidigare la vi benen på ryggen när hotet visade sig, nu måste vi bedöma högsta förväntade värdet av ett beslut som i teorin är sannolikheten gånger summan. Det är dock inte så vi tänker i våra beslut visar en studie gjord av beteendeekonomerna Tversky och Kahneman.

 I Teorin är det ingen skillnad på teori och praktik, men i praktiken så finns det skillnader. Detta beror på att förluster väger tyngre känslomässigt än motsvarande vinst. Det kan vara en av anledningarna till att vi tycker att det är så jobbigt att göra fel. För att vinsten alltid behöver vara så mycket större än förlusten för att överväga känslan av att det är värt risken. Mona och Ari själva har bedrivit egen forskning kring Tversky och Kahneman forskning. De har intervjuat människor i olika branscher med olika bakgrund om de kommer till samma slutsatser. Ari menar att vi människor är oerhört lätta att förutspå.

UPPLEVD OCH FAKTISK RISK

En svaghet hos oss människor är förmågan att uppfatta skillnaden mellan upplevd risk och faktisk risk. Många har hajskräck och dom flesta är rädda för att falla offer i ett terrorattentat eller att dö i en flygplansolycka. Men när man tittar på statistiken så är det bara 4 av världens 400 hajarter som varit inblandade i attacker mot människor. Drygt 70 % av de som dödades av terrorister befann sig i Afghanistan, Nigeria, Syrien, Irak eller Pakistan. Enligt en artikel i Nyheter24 är det 29 gånger säkrare att flyga än att köra bil – till och med 18 gånger säkrare att ta flyget än att stanna hemma! I USA drunknade det 10 personer dagligen i pooler under perioden 2005 till 2014.

Det som känns farligt behöver ju inte vara det alls och vice versa, vilket naturligtvis påverkar vår förmåga att ta beslut. När nyttan av det vi står inför är liten, då är det större sannolikhet att vi kommer se risken som mycket större än vad den faktiskt är. Risken kommer att väga tyngre. Som exempelvis i en omorganisation där man inte är tillräckligt tydlig i sin information kring varför saker ska förändras. Där medarbetarna inte uppfattar de personliga fördelarna, då är risken ganska hög att förändringen ses som ett hot snarare än en förbättring och utveckling. Och tvärtom. Det vi uppfattar som roligt, bad i poolen exempelvis – försämrar vår förmåga att bedöma risker. Även självvalda risker har en förmåga att uppfattas som mindre farliga. Då när vi uppfattar att vi har ett större inflytande och får vara delaktiga i besluten.

Men hur gör vi då för att ta oss förbi rädslor som känns värre och farligare än de faktiskt är? Mona berättade om sin utflykt till nöjesfältet Gröna Lund. Om den nära döden upplevelse hon fick av att åka Fritt fall. En attraktion som är 80 meter hög med en fallhastighet med 0-100meter på 2.8 sekunder. Trots vetskapen av att det inte var livsfarligt fanns känslan och för att överkomma den åkte hon samma attraktion fler gånger tills den akuta rädslan lagt sig. Det var fortfarande obehagligt men att utsätta sig för ”faran” flera gånger tog hon bort den allra värsta rädslan. Och det är så vi behöver tänka i de situationer vi har en stark känsla som går mot förnuftet.

Så, osäkerheten kommer alltid att finnas där men vi får inte låta den hindra oss från att prova nya saker. För de allra flesta farhågorna slår aldrig in och rädslan att misslyckas skapar fler misslyckanden än misslyckandet i sig. För det enda sättet att veta om något fungerar i denna osäkra värld, är genom att testa. För provar vi inte alls så är vi 100 procent garanterade att det inte kommer att gå. Testar vi så finns det i alla fall en chans att vi lyckas.

Beslut ska inte fattas på rädslor och farhågor. De ska fattas på drömmar och förhoppningar.

Vi behöver ta oss an risker ibland. Världen har aldrig varit så säker som den är idag och vi bor i en av världens bästa länder sett till trygghet och säkerhet. Vi har inget att förlora och på något sätt förpliktigar det oss att våga ta riskerna som dyker upp längst vägen.

 

Som när Mona & Ari startade sitt företag mot all logik. Även jag och Pernilla kastade oss ut i det okända när vi startade Seminariegruppen för över tre år sedan (utan att ha doktorerat inom något ämne alls), men som Ari sa: det värsta som kan hända är att vi får söka nytt arbete. Ofta handlar rädslan om att våga sig på något som vi aldrig tidigare gjort.

 

BESLUT SOM UNDERLÄTTAR FÖRÄNDRING

Stark och personlig motivator underlättar förändring helt klart och en strategi på hur förändringen ska genomföras. Det är en förutsättning för bästa möjliga resultat. Medvetenhet, motivation och metod är viktiga delar som behövs. För ju längre bort det önskade läget finns, desto mer kommer det att krävas av oss. Vårt behov av belöning vill ha snabba resultat. Och därför är delmålen oerhört viktiga, även i en organisatorisk förändringsprocess. Vad ska göras, när och på vilket sätt? För att ha en plan betyder inte att den är huggen i sten, saker kan mycket väl ändras längst vägen. I de olika delmålen blir det naturligt att stämma av vad som fungerar och inte. Vad som behövs ändras på eller kanske förstärkas för att sedan fortsätta. En annan viktig faktor är hur man säkerställer att målet uppnås. Möjligtvis att vara fler som tillsammans säkerställer att de nya vanorna fullföljs.

Det finns en teori inom psykologi och sociologi som på engelska går under namnet locus of control theory. Enligt teorin tänker människor, ofta omedvetet, olika på var kontrollen för det som händer i deras liv ligger.

Locus of control handlar om huruvida man lägger kontrollen för sitt liv utanför eller inom sig själv (s.k. externt eller internt). Internt locus of control är ganska starkt förknippat med bättre psykisk och fysisk hälsa (än om man har ett externt locus of control). Har man ett externt locus of control tenderar man t.ex. tro att ödet styr vad som händer i ens liv, medan en person med internt locus of control anser att hon själv styr sitt liv med hjälp av olika val och riktade insatser. Den som tror att allt ligger utom ens egen kontroll känner ofta hopplöshet och vanmakt. Den som tror att allt kan påverkas blir lätt frustrerad när det i praktiken inte går eller fylls av skuldkänslor över att det inte gick som tänkt.

Det handlar till syvende och sist om att göra så gott man kan med de förutsättningar man har för stunden. Att följa upp och dra lärdom av de misstag som faktiskt skett. Att dra nytta av dem. Och framförallt att acceptera de beslut som redan tagits. Inte att låta misslyckanden skapa rädslor för framtida försök. Det hänger ihop lite det ordspråk som Ari hade på en väggbonad i föräldrahemmet. Det löd: Vill du glad och lycklig bliva, denna gyllne regel minns. Sakna ej det som fattas, utan värdera det som finns.

Med dessa visdomens ord avslutade Ari och Mona föreläsningen. På just en föreläsning blir det mycket samtal och teori men när det handlar om riskanalys och beslutsfattande så är det görandet som är det viktiga. Att göra något. Att ta ett beslut. Att göra ett val. Det kräver vare sig talang eller utbildning.

If not now, when? är det jag tar med mig från eftermiddagen med Mona & Ari.

Jag & Pernilla pratar dagligen med chefer runt om i landet. Det blir ganska tydligt i samtalen vilka som är medvetna kring sina beslut. Och vilka som kanske inte har uttalat vilka deras viktigaste beslut är i teamet. Det skapar ofta flera beslutsrundor kring om och men. En del hann inte boka plats för att det varigt så otydligt. Som vi hörde igår så är det sämsta möjliga beslutet – ickebesluten. De som varken blir vi kör, eller inte. De drar både en massa energi och skapar en otrygg arbetskultur.

Vi hoppas att du vill och jobbar mot att bli mer medveten kring dina beslut på arbetet och även privat. Självklart hoppas jag även att du gillade vårt koncept och upplägg med denna inspirationsföreläsning – att den spelat roll för dig och din grupp. Ha oss gärna i åtanke när du planerar era teamaktiviteter framöver!

Hälsar
Gabriella Arroyo I Delägare & Marknadsansvarig
Seminariegruppen.se

Både Ari och Mona är fil.Dr i risk & beslutsanalys. De driver sedan 2011 Ribacke & Co tillsammans och erbjuder workshops, föreläsningar, expertstöd och mentorskap för att hjälpa företag att vässa sina affärer och individer att nå sina mål.

De är även författare till den bästsäljande boken Besluts-pyramiden – stegen till klokare beslut som översatts till flera språk, bl.a. engelska (Freestyle Decision Making – surfing the wave of information), och blivit nominerad till årets HR-bok.

3 + 8 =